Prezentační workflow - šest jednoduchých kroků, které vám pomohou vytvořit skvělou prezentaci

Věřím, že existuje jednoduchý způsob práce (prezentační workflow), podle kterého můžete postupovat při přípravě každé prezentace, a výrazně vám pomůže a ulehčí práci.

Je potřeba si uvědomit, že každá situace a každá prezentace je jiná. Přesto vám tento návod může pomoci postavit  se před návrh každé prezentace. Prezentační workflow je univerzální návod pro každou prezetaci - ať už jde o krátký meeting, nebo velkou konferenci - vždy ho můžete použít a upravit dle vlastních potřeb.

Příprava každé prezentace se skládá z následujících šesti kroků:

1. Brainstorming

 Motto: „Pokud chcete mít dobrý nápad, mějte nejdříve moře nápadů.“

 Brainstorming s lepícími papírky

Brainstorming s lepícími papírky

Prvním krokem k vytvoření skvělé prezentace je brainstorming. Vyhraďte si čas na klidném místě (vaše oblíbená kavárna, prázdná zasedací místnost), odpojte se od internetu, dejte váš telefon do tichého režimu a stopněte si na něm půl hodiny. Vašim cílem je přijít na co nejvíce nápadů na vaši prezentaci. Vaše nápady nijak nehodnoťte, cílem je kvantita – potřebujete vygenerovat co nejvíce nápadů. Pište jeden nápad na jeden lepící papírek, protože se vám tak budou snadno potom nápady organizovat do skupin.

2. Seskupení nápadů a identifikování jádra prezentace

 Nyní máte spoustu nápadů pro vaši prezentaci. Podívejte se pečlivě po vašich nápadech a identifikujte jádro vaší prezentace – jinými slovy pokud si posluchači odnesou jen jedinou myšlenku, která to bude?

 Identifikování jádra prezentace

Identifikování jádra prezentace

Dále vytvořte skupiny nápadů s podobným tématem. Tím položíte základ struktuře vaší prezentace. Nápady, které jsou opravdu, mimo dejte pryč. Snažte se držet jádra prezentace a bodů, které ho podporují. Každý se snaží vložit do prezentace příliš mnoho a potom prezentace zahlcuje své posluchače. Odlište se, držte se v prezentaci jádra.

V této fázi je dobré si vytvořit personu – tedy průměrného posluchače jednoho typu. Pojmenujte ho co nejkonkrétněji, obrazně a vtipně – např. typ „spáč“, „to jsem teda zvědavý“, „šťoural“. Pomůže vám to si lépe představit posluchače, jejich potřeby a jak se na ně připravit.

3. Vytvoření struktury prezentace

 Vytvoření struktury prezentace

Vytvoření struktury prezentace

Po tom, co seskupíte vaše nápady a identifikujete jádro vaší prezentace je čas na vytvoření struktury. Ať už je to jednoduchá struktura o dvou, třech blocích, potřebujete ji vytvořit jasně, tak aby se vaši posluchači při prezentaci neztratili. Často funguje dobře struktura tří – úvod, hlavní blok a závěr. Můžete mít ale i pět části či více. Záleží to na vás. Avšak pokud je to možné upřednostňujte jednoduchost.

4. Načrtnutí slajdů offline

Používat slajdy plné textu to je jako pohlednice z dovolené bez obrázků, billboard bez vizuálu. Internet je ale plný fotek a vy potřebujete nejdříve získat představu o tom, jak má vaše prezentace asi tak vypadat. Účastníci mých kurzů to potvrzují.

Minulého kurzu Šťavnaté slajdy se účastnili mimo jiné studenti ČVUT, kteří potřebovali prezentovat svoje nápady před odbornou komisí. Zeptal jsem se, jestli i oni stále navrhují design a architekturu. Pamatuji si jejich výraz a důraz, se kterým mi řekli následující věty: „Papír a tužka je stále ten nejlepší nástroj na návrh architektury, designu a určitě i slajdů. Není nic snazšího než navrhovat nápady a nové produkty na papíře. Vše se snadno může změnit a nepotřebujete více než papír a tužku.

Neumíte kreslit, načrtávat? Nebojte se, stačí opravdu velmi jednoduché náčrty, ze kterých vám stačí, když si uvědomíte následující body:

  • Co na vašich slajdech má  být.
  • Kde co má být rozloženo.
  • Jak mají za sebou slajdy jít.
  • V jakých barvách má slajd být.
 Načrtnutí slajdů

Načrtnutí slajdů

Co vám přinese načrtnutí slajdů nanečisto? Pomůže vám to usměrnit myšlenky, jakým způsobem byste chtěli prezentovat, kde by mělo být co.

Na internetu jsou miliony obrázků. Pokud se do nich pustíte ještě dříve, než víte co vybrat, dostanete se do tzv. rozhodovací paralýzy. Náš mozek má totiž problém s porovnáním velkého počtu těžko porovnatelných alternativ. To vede často ke ztrátě energie, nerozhodnosti, neumět si vybrat. Je to, jako když otevřete email a máte tam stovku nepřečtených zpráv. Je daleko snazší si žádný email neotevřít, než si nějaký vybrat.

Načrtněte si tedy vaše slajdy na papír, uvědomte si, jaké k tomu budete potřebovat tak obrázky a pak se teprve pusťte do vyhledávání na internetu.

5. Navrhnutí slajdů na počítači

Navrhování a vytváření samotných slajdů na počítači je až předposledním krokem k vytvoření skvělé prezentace. Dnes může být každý skvělým řečníkem, pokud se bude držet právě tohoto workflow.

 Navrhnutí slajdů na počítači

Navrhnutí slajdů na počítači

Před začátkem navrhování prezentaci si aktivujte Vodítka (Guides) na kartě Zobrazení (View) a rozdělte pomocí nich slajd na devět dílů v poměru zlatého řezu. Objekty umisťujte k vaší vytvořené mřížce. Díky tomu budou jednotlivé texty a obrázky vypadat uspořádaně a lépe strukturovaně.

Když budete navrhovat slajdy na počítači (ať už v Keynote, nebo v PowerPointu) vytvořte nejdříve podle vašich náčrtů první slajd a slajdy oddělující jednotlivé části prezentace. Tím získáte lepší přehled o struktuře samotné prezentace. Jednotlivé snímky prezentace si můžete zobrazit pomocí funkce Řazení snímků (Slide Sorter), která je v PowerPointu dostupná přes kartu Zobrazení  V programu Keynote společnosti Apple je toto zobrazení nazvané Light Table a je dostupné v na kartě View v menu.

6. Získání zpětné vazby a trénink nanečisto

        K tomu, abyste vytvořili dobrou prezentaci, potřebujete ostatní. Poproste vašeho kolegu či kolegyni, dejte si půl hodinku, uvařte si kávu a zavřete se do zasedačky. Odprezentujte vaši prezentaci a poproste o zpětnou vazbu. Co by bylo možné zlepšit? Byl jasný hlavní cíl vaší prezentace? Pokud mají zrovna všichni v práci napilno, poproste vašeho kamaráda, partnerku či partnera jestli jim můžete odprezentovat vaši prezentaci a získat tak skvělou zpětnou vazbu.

        Představte si, že byste si objednali lístky na Pražské jaro, oblékli si sváteční šaty a zanedlouho seděli v prvních řadách. Chtěli byste, aby umělci hráli skladby před vámi poprvé? Občas by zaskřípali housle, občas vypadl rytmus, někdy by dirigent musel zastavit celý orchestr. Mysleli byste si -  jací jsou to amatéři. Nebo byste snad chtěli být první, komu by odoperoval slepé střevo chirurg vám přidělený v nemocnici? Možná byste utekli nemocničním oknem a slezli po okapu pryč.

        Diváci musí mít pocit, že je vaše řeč naprosto plynulá. Toho dosáhnete snadno – využíváním tohoto workflow a konstantním sbíráním zpětné vazby. Trénujte nanečisto stejně jako ostatní umělci a profesionálové a vaše prezentace dostanou úplně jinou úroveň.

        Hodně štěstí do další prezentace! 

        Go make a ruckus (Seth Godin)