Jednoduchý návod na to, jak dostávat méně emailů

Ruku na srdce - také vám neustále chodí spoustu zpráv do inboxu, které musíte řešit a odepisovat na ně? Kontrolujete neustále vaši emailovou schránku, aby vám žádný nový email neunikl? Už vás to nebaví a chtěli byste trávit méně času v emailu a více času v reálném životě?

Pak mám pro vás jednoduché řešení - pište méně emailů!

Je to jednoduché pravidlo, které jde jiným směrem, než všechny rady tipu inbox zero apod. Většina tipů na mail řeší jak efektivně emaily zpracovávat, neřeší ale jak jich dostávat méně.

Chcete méně mailů a méně času trávit v inboxu? Tak prostě pište méně emailů. Potřebujete konkrétní rady?

Zkuste tedy tohle:

1) Pište co nejkratší možné maily. Ideálně maximálně na pět vět. Tohoto se držel můj kamarád, který řídil velkou firmu. Skoro nikdy nepsal delší emaily, než pět vět (a ten podpis v emailu opravdu měl!).

2) Na tvrdo neodepisujte na maily, odepisujte jen na ty zásadní. Tohle už je nepříjemné, protože někoho určitě naštvete a někoho urazíte, ale lidé to pochopí. Je to jediný způsob jak naučit lidi vám nepsat každou kravinu.

3) Odepisujte nejdříve druhý den. Ukažte, že máte lepší věci na práci, že nejste osobní asistent. Když budete odepisovat s větším časovým odstupem, lidé mají menší šanci vám napsat více emailů.

4) Naučte se volat. Spoustu věcí se vyřídí po telefonu rychleji.

5) Speciální tip pro korporátní harcovníky - prosím, opravdu nepište lidem co sedí ve stejné kanceláři, příp. tři metry od vás. Naučte se zase s lidmi mluvit tváří v tvář.

Těchto pět jednoduchých tipů vám pomůže trávit čas věcmi, které jsou v životě opravdu důležité.

Kdy začnete?

Chuť kávy ovlivňuje image a slova baristy

Bavil jsem se nedávno s jedním baristou v mé oblíbené kavárně a zaujala mě jedna informace - chuť kávy podle něj ovlivňuje to jakým způsobem kávu prodává, jak ho zákazník vnímá jako profesionála a do jaké míry mu zákazník věří.

Pokud ho prý zákazník vnímá jako profesionála, který mu pravidelně dělá skvělou kávu, bude skoro vždy spokojen.

Pokud prý o kávě dobře mluví a dodá tomu správný příběh, chuť se bude podle jeho slov měnit spolu s příběhem.

Pokud mu prý zákazník věří, bude daleko spokojenější i s kávou, která se zrovna nemusela povést.

Tohle musíme používat i jinde, než v kavárnách. Zajímá mě jak to můžete použít ve svém životě? Jak můžete příběh, tím co vyzařujete ovlivnit kvalitu vašich služeb?

A jak vám zákazník může více věřit? Placebo? Možná. Ale funguje to.

Bez chyby nestačí

Pokud jste zachytili můj poslední příspěvek, tak jedno vám je jasné - bezchybný produkt nestačí. Kvalita je daná, kvalitu čekáme. Čekáme, že naše auto bude jezdit pět let bez poruchy. Že nová televize bude fungovat po zapojení. Že nás nový telefon nezklame a vždy bude fungovat.

To, že věci fungují, s tím počítáme. Kvalita dnes nestačí. Musíte svým zákazníkům dát něco víc.

Překvapit je. Být osobní a vytvářet produkt, který je potěší.

Nemůžete být levnější než Makro. Jak tedy budete vítězit na trhu jinak než cenou?

Kvalita je daná.

Měli Japonci s měřením úsměvů pravdu?

Nápad jak měřit úsměvy možná není tak špatný.

Stále se čas od času vracím k myšlence proč byla vlastně jedna moje konkrétní bývalá šéfová nejlepší? Co dělala jinak, v čem se odlišovala?

Je toho víc, ale jedno je jisté. Měla schopnost, kterou jsem od té doby málo viděl ve firmách.

Umění šířit nadšení.

Kdo je ve vaší firmě za to zodpovědný? Nikdo? Ne, vedení je za to zodpovědné. Aby umělo nejen řešit problémy, ale aby umělo i slavit a šířit pozitivní myšlenky, nadšení a zápal.

Pokud budete celý den zabrání jen do problémů bez úsměvu, pak se zkuste vrátit k tomuto videu a přeměřte svůj úsměv.

Nestačí jen dobře pracovat. Naučte se šířit nadšení a všichni okolo vás budou šťastnější. 

Potřebujeme více úsměvů, méně formality.

Proč už nejste nejlepší?

Podle mě mrháme talentem a naším časem.

Když už chodíte do práce, nebo tam vlastně chodit musíte, proč už nebýt nejlepší v tom, co děláte?

Stejně tam budete chodit, Stejně budete dojíždět do práce a stejně budete každý den řešit problémy. Tomu se nevyhnete.

Ale odměna za vaši práci může být o trochu větší. Nebo může být dvakrát, pětkrát, desetkrát větší. Kdo je nejlepší v oboru má násobně vyšší příjem než ten druhý v řadě.

Problémů se nezbavíte, ale můžete z toho mít daleko víc. 

Staňte se nejlepším ve vašem oboru. A i kdyby to nevyšlo, neposunulo by vás to o míle daleko?

Chodit jen tak do práce a nepřemýšlet nad tím je blbost.

Co budete dělat, když všechno tohle zvládne někdo jiný?

Tesco, Rohlík i Košík vám rádi přivezou nákup až ke dveřím.

V kantýně v prvním patře vám rádi navaří jídlo na tři dny.

Ten sousedův kluk vám rád poseká celou zahradu a bude za to chtít jen dvě stovky.

Pán z ulice ve třetím domě vpravo jezdí s Uberem. Už vás dvakrát vezl a stačilo na to pár kliknutí. Vezme vás kamkoliv budete chtít.

Paní z Chodova má dva malé kluky a ráda si přivydělá tím, že se postará o celou vaši domácnost.

Halenku a sukni do práce vám ráda přežehlí ta stejná paní. A tenhle seznam by tak mohl pokračovat. Většinu práce, kterou teď děláte, by za vás mohl snadno dělat někdo jiný.

Co budete dělat, když všechno tohle zvládne někdo jiný? 

To je přesně to, co byste měli většinu dne dělat. Potřebuje vás, dělejte to. Svět nepotřebuje dalšího člověka, který jen oprašuje svůj život. Potřebuje vás. Někoho, kdo změní svět okolo nás k lepšímu.

Už víte co budete dělat?

Můžete

Máte pocit, že jste se zaseknuli v životě?

Že musíte být v práci, která vás nebaví?

Že musíte trpět lidi ve vašem okolí, kteří vás vysávají?

Že vás štve váš pracovní rytmus bez dovolené a bezesných nocí?

Že sníte o tom jak byste měli žít, ale nežijete tak?

Zastavte se. Vždy máte volbu co uděláte, málokdy jste v opravdové pasti. Někdo musí počkat na facku od osudu, někdo na první nemoc, někdo na první infarkt.

A pak to najednou vždy jde. Najednou po první velké facce můžete končit v práci v pět, můžete opustit lidi co vás vysávají, můžete dát výpověď v práci, začít běhat a brát si pravidelně dovolenou. Když se díváme z očí do očí smrti nebo nemoc nebo jiné ráně osudu, všechny strachy jsou pryč. A my najedou konáme.

Moje rada? Nečekejte až vás osud zasadí ránu. Změnte svůj život dnes.

Není to vůbec těžké. Stačí udělat rozhodnutí hned.

Kdokoliv to může udělat

Vidíte jak nefunguje kohoutek a necháte ho být. 

Jdete okolo papírku na zemi a necháte ho ležet.

V kanceláři praskne žárovka a nikomu o tom neřeknete.

Náš pocit? Někdo jiný to může udělat a není to moje práce.

Potřebujeme opravdu tohle motto? Podle všeho ano. 

A víte co? Ukazuje se, že nejradši máme vedle sebe lidi, kteří to berou za svou práci a nečekají na někoho jiného. 

Vidíte něco? Udělejte to.

Zkuste dnes tyhle tři tipy, které vás zdarma udělají lepším člověkem

Některé stránky mají postavené články jen podle tipů správného copywritera. A to tedy:

  1. Používají číslovky ("tři tipy")
  2. Mají urgenci ("ještě dnes")
  3. Obsahují nejoblíbenější slovo a to "zdarma"

Můžete psát všechny články přesně podle pravidel a možná váš atraktivní titulek opravdu přiláká posluchače. Otázka ale za mě: Budete mít z takového psaní radost? 

A nebo možná ještě lépe: Změní takové psané něco? Budou takové články někomu chybět?

Zkuste to možná někdy napsat bez všech těch triků, které se nás snaží jen levně oblbnout. Zkuste to je tak, bez příkras, přirozeně a od srdce.

Takové psaní nám bude chybět. 

Zkusíte to?