Dva snadné kroky k tomu, aby byla vaše prezentace lepší

Ukazuje se, že není potřeba mnoho magických triků, aby vaše prezentace byla lepší. Počítám s tím, že když už jste tady a čtete tenhle blog, prezentace vás zajímají. Pokud chcete být lepší, stačí často dva poměrně snadné kroky.

Možná jste si koupili nějaké knížky o prezentacích, možná se díváte na nějaká videa, sledujete podcasty a říkáte si, jak být v prezentacích lepší. Jak bojovat se strachem, jak se naučit mluvit, stát zpříma, nemít problém s očním kontaktem?

Máte problémy s mluvením? Těžko. Proč byste je měli mít. Mluvíte každý den, je to věc, kterou neustále děláte. Je de facto nemožné nekomunikovat.

Stejně to platí v prezentacích. Pokud se chcete vylepšit, prezentujte daleko častěji než teď. Berte si co nejvíce příležitostí v práci, co můžete. Prezentujte v různých klubech (Toastmasters, například), nabídněte nějaké neziskovce, škole nebo jiné instituci, že pro ně budete prezentovat zdarma, nebo prostě jen pozvěte pár známých / kolegů a udělejte prezentaci pro ně. Tu natočte na kameru a dejte na YouTube. Nebo za pár korun vypište veřejný kurz (s tímhle vám může zase pomoci třeba Naučme se).

Druhý krok je těžký, chce úsilí a ne každý ho dělá. Je to získání zpětné vazby od účastníků (co nejlepší) a zároveň si sám sednout a zamyslet se nad tím, co příště zlepšit. Účastníkům dejte formuláře na zpětnou vazbu (nebo jim pošlete odkaz na jednoduchý Google Forms). Poproste je především o konkrétní tipy na to, co byste mohli zlepšit a které části prezentace jim přišly nejlepší. Ano, potřebujete vědět i ty, které byly nejslabší – ty můžete příště vypustit. Pokud se jich budete ptát, dost často se vám stane, že uslyšíte jen chválu, nebo si naopak všechny tipy nezapamatujete. Psaná forma je v tomhle daleko lepší.

Pak si ale sami sedněte a zeptejte se, co se vám opravdu povedlo a co naopak ne. Najděte místa, která můžete změnit a zlepšit. Překvapili jste zároveň posluchače něčím extra? Pokud ne, přidejte něco extra do vaší prezentace. Něco, co si zapamatují.

Prezentujte častěji (každý týden, každý den?), sbírejte zpětnou vazbu a zároveň si sami vždy sedněte a přemýšlejte, jak prezentaci zlepšit. To z vás za rok udělá jednoho z nejlepších řečníků ve vašem okolí.

Kdybych měl dát k prezentacím několik tipů, byly by to tyto

Na webu je tisíc tipů a na trhu milion knížek, které si můžete přečíst o prezentacích. Stejně tak o jiných tématech. Jak ale víte, některé tipy, které jste v životě dostaly, vám pomohly opravdu něco změnit. Jiné jsou zajímavé, ale nemají reálně velký dopad. Jsou pro člověka, co už je profíkem a tenhle malý tip ho může posunout o milimetr dopředu.

Pokud ale potřebujete o metr dopředu v prezentacích, vybral bych za roky pořádání workshopů, pracování s profesionály a řešením toho, jak udělat opravdu skvělé prezentace tyto tipy.

Před prezentací se osobně pobavte s pár lidmi s publika. Jo, může vám pomoci udělat si persony, představovat si kdo asi na vaši prezentaci přijde a brainstormovat na tohle téma půl dne. Ztráta času. Není nad to pozvat pár lidí na kafe a pobavit se s nimi. Pokud jde o pracovní prezentaci, pak vás zajímá především, co v práci řeší, s jakými problémy jim můžete pomoci a jejich zvyky – vědět jak fungují, čemu věří. Pokud se nejde sejít osobně, zatelefonujte si nebo zjistěte od třetí strany (to je ale daleko méně efektivní).

Buďte na místě o 35 minut dříve. Klidně i o hodinu a dejte si kávu v přilehlé kavárně. Většina lidí chodí na prezentace hrozně pozdě. Nejen, že pak nebudete mít čas na pořádnou přípravu, ale nebudete vypadat ani profesionálně (chodíte pozdě) a zároveň nebudete mít čas se pobavit s lidmi v té dané firmě / prostředí a okouknout, jak to u nich chodí. Je k nezaplacení přijít dříve, dát si v klidu kávu, zapojit si v klidu počítač a projektor, pobavit se s lidmi a až pak začít.

Skončete o pět až deset minut dříve (podle délky). Naprostá většina prezentací přetahuje čas. Je to jednoduché. Jak se dostanete do flow vaší prezentace, rádi přidáte nějaký příběh, nějaký tip, mluvíte trochu déle (když už jste v tom flow, že). Pak je vám líto skončit trochu dříve. To je sice hezké, ale je vždy lepší končit dříve, než později. Proč? Protože na konci pokud máte čas, můžete se s posluchači pobavit, řešit jejich konkrétní dotazy. To je často větší přidaná hodnota pro ně než samotná prezentace. A když opravdu skončíte i tak dříve, jen dobře. Kdy naposledy vám vadilo, že nějaká porada skončila o pět minut dříve? Je iluzí si myslet, že v prezentaci více znamená méně.

Při přípravě vaší prezentace přizvěte někoho, kdo není odborníkem na vaše téma. Možná si myslíte, že všemu co chcete říct, je dobře rozumět. Že je to jasné, že to zná každý. Ne, nezná. Dost často používáme zbytečná slova, dlouhé výrazy, nejasné grafy jen proto, že si myslíme, že je to vše jasné, máme okolo sebe lidi, co nám říkají to samé… a pak prezentujeme lidem, kterým to jasné vůbec není. Pozvěte na oběd / kafe kolegu, kamaráda, přítele či přítelkyni. To je úplně jedno koho, a představte mu vaší prezentaci a slajdy (ještě jako koncepty, ne finální verze!) a poproste ho o kritické rady. On / ona dostane kafe či oběd zdarma a vy máte cenné rady v ten správný čas.

Nejde jen o informace, kde o to, jak nadchnete ostatní pro změnu. Tak naférovku, jedině pokud jste vědec, nebo opravdu boříte pravidla ve vašem oboru (což je tak asi jedno procento z nás), nepřinášíte v prezentaci dost často nic tak převratného, co by nešlo najít někde na internetu. A zdarma. Tudíž, v prezentaci nejde tak jen o informace, ale jde především a často o to, jak nadchnete ostatní pro změnu. Protože to je to, o to co tu jde. Článek někde na webu? To nadchne opravdu jen znalce. Ale osobní příběh, co jste vy udělali, kam vás to vyšvihlo, a že ostatní to těmito třemi kroky mohou udělat taky – to táhne, to je něco, co chceme slyšet.

Lidé nechtějí sedět a poslouchat, chtějí něco dělat. Poslouchaná prezentace má za výsledek „jo, super prezentace, fakt zajímavá… a nic jsem ve svém životě nezměnil“, zato prezentace (řekněme workshop), kde lidé pravidelně něco musejí udělat, něco si vyzkoušet (a něco, co není vůbec lehké), tak to je přesně ta prezentace, kterou si lidé opravdu zapamatují a něco si odnesou.

Poznat vaše publikum, být na místě výrazně dříve, končit o trochu dříve, přizvat někoho třetího, přenášet nadšení a nechat je něco dělat. To by byly tipy, které bych vám dal, kdybych měl vybrat jen několik.

Bullshit - ale já vůbec nerozumím tomu, co říkáte

Tak schválně, použili jste / slyšeli jste někdy fráze jako:

  • quickly maximize end-to-end growth strategies
  • globally harness progressive models
  •  dynamically cultivate backward-compatible sources
  • efficiently maximize intuitive information
  • interactively orchestrate go forward platforms

Nebo snad třeba „uniquely unleash cloud-ready core competencies“? Zkuste tyto fráze porovnat s novým plánem Tesly Motors (Master Plan, Part Deux):

  1. Vytvořit malosériové auto, které bude nutně drahé
  2. Použít peníze z jeho prodeje na vyvinutí auta ve středně velké sérii za nižší cenu
  3. Použít peníze z jeho prodeje na vytvoření dostupného, velkosériového auta a
  4. Poskytovat solární energii. Bez legrace, to je doslova na našich stránkách už 10 let.

První fráze je typický bullshit, se kterým si můžete zahrát Bingo nebo si o něm přečíst celý slovník nebo si pohrát s tímto úžasným generátorem korporátního bullshitu (ze kterého pocházejí fráze na úvodu). Nikdo mu nerozumí, nikdo neví, co znamená a všechny nudí. Jde o prázdná, zbytečná slova.

Druhá část od Tesly Motors je naopak jasný, konkrétní plán co se má dělat a jaké to má pořadí. Každý si představí auto, každý chápe postup, jak se chtějí dostat k velkosériovému autu. Je to napsáno jasně, stručně, s konkrétními body.

Chodí mi hodně emailů, čtu různé zprávy. Poslední dobou ale přibývá těch, které jsou čistý bullshit. Nevíte, co to znamená, nevíte, co si z toho odnést. A nejhorší na tom je, že hodiny budete psát text prázdných frází a… nikdo o něm potom mluvit nebude, nic se nestane, nic se nezmění. 

Pokud je ale vašim cílem změna, je čas s vaším psaným jazykem něco dělat. V tomto nám může pomoci George Orwell a jeho tipy k lepšímu psaní:

  1. Nikdy nepoužívejte delší slovo, pokud kratší stačí.
  2. Pokud můžete nějaké slovo odstranit, vždy ho odstraňte.
  3. Nepoužívejte pasivní formu, ale aktivní.
  4. Nepoužívejte cizí frázi, vědecké slovo nebo žargon, pokud existuje jeho ekvivalent v běžné řeči.

V originále jeho eseje Politics and the English Language o lepším psaní najdete pak krásnou pasáž Meaningless Words.

Ne, nepište prázdná slova, nic neříkající fráze. Ano, pište konkrétně, jasně. Lidem musí být jasné Co, Kdo, Kdy, Kde, Jak a Proč? Pokud jim to jasné není, váš text znovu upravte. Tohle jednoduché pravidlo vám zachrání spoustu času.

Nebaví vás prázdné fráze? Pak tenhle článek sdílejte, prosím. Pomůžete ostatním, pomůžete nám všem. Díky!

Proč si dávat pozor na snadné cíle

Snadné cíle komplikující následně život jsou právě ty, na které byste si měli dávat největší pozor. Zní racionálně, ale odvedou nás od toho, co skutečně chceme a od toho, co je náročné získat.

Snadný cíl může být manželství. Někoho najít, dostačně na nej působit a máte hotovo. Vytvořit fungující vztah je ale daleko těžší. Snadným cílem může být mít vůbec nějaký vztah. Hledání té pravé stojí nějaký čas a nějaké úsilí, daleko snadnější je vzít prvního potenciálního partnera, co přijde. Snadným cílem může být nechat vaše vzdělávání na vašem zaměstnavateli. Proč bych se snažil, když mám ve firmě už firemní školení?

A najednou v tom lítáte. Místo toho, abyste pracovali na něčem, co třeba trvá půl rok, rok, dva roky získat, řešíte akorát problémy, které z dosáhnutí snadného cíle vyplývají.

Vaším snem bylo třeba koupit si drahé auto. Nic proti tomu. Těžký cíl by byl na tohle auto si vydělat třeba aktivitami po večerech a víkendech po vaší práci. Komu by se chtěl ale věnovat ten čas, když můžete teď hned zajít k dealerovi a auto si vzít na leasing? Snadný cíl.

Nesouvisí to jen s odkládáním současné spotřeby, abyste se měli v budoucnu lépe. Souvisí to s tím nenechat si odvádět pozornost od věcí, které je těžké získat. V případě auto by to pak byly starosti s tím, jak ten leasing platit každý měsíc. Přitom to možná chtělo naopak se uskromnit, věnovat každý večer dvě hodiny nějaké vícepráci a tyhle peníze si dávat bokem a část zpětně investovat. 

Zamyslete se, které vaše cíle mohou být snadné a mohou jen odvádět vaši pozornost. Napadají vás takové? 

Šťavnaté slajdy #10: Jak si připravit konkrétní téma prezentace

Někdy dostanete zadání prezentace, někdy ji vymýšlíte úplně od nuly. Tak jako tak je téma prezentace jedna z prvních věcí, kterou se musíte zabývat. Pokud jedno také téma právě řešíte, nenechte si ujít další video ze série Šťavnaté slajdy, tentokrát zaměřené právě na přípravu konkrétního tématu.

Jak vybrat místo k prezentaci

Prostředí bude formovat zážitek vašich posluchačů i to, jak dlouho vás vydrží poslouchat. Je potřeba, aby se na místo snadno dostali, cítili se v něm dobře a na místě měli vše, co potřebují.

Několik bodů k výběru místa vaší prezentace, školení, workshopu či konference:

  • K místu by se mělo snadno dojet autem, MHD, ideálně i na kole. Čím dražší je vstupenka na vaší prezentaci, tím více lidí pojede autem. Místům, kde se dá špatně parkovat (kde je všude modrá zóna) se vyhýbejte jako čert kříži.
  • Na místě by mělo být jasně označeno, kde se vaše prezentace koná. Tohle se neustále podceňuje, na posledním školení jsem opět musel hledat, kde se prezentace koná. Nestačí mít ceduli na dveřích jedné z pěti zasedaček v celém hotelu. Jak to řešit? Jednoduše, před vchodem/v recepci mějte výrazný stojan s cedulí, která hned navede posluchače na místo. Nikdo nechce nic hledat a pokud jste v Praze, nikdo se nechce nikoho ptát, s někým cizím mluvit.
  • Místo by mělo mít okna, ideálně slušný výhled. Nikdo nechce sedět v kopce, přitom se spoustu prezentací děje v zasedačkách bez oken. Nemám s nimi dobrou zkušenost, přesto je najdete v každé druhé firmě. Lidé jsou pak snáze unavení, chybí tam často čerstvý vzduch a mají pocit, že sedí v kopce.
  • Na místě zajistěte teplo a čerstvý vzduch. Tohle se zdá možná jako samozřejmost, ale není tomu tak. Buď tam není klimatizace a v létě je tam čtyřicet stupňů, nebo naopak klimatizace chladí na maximum a lidé už neví, čím se ještě přikrýt. Teplota by měla být tak akorát. Nikdo nechce sedět v průvanu, pod klimatizací nebo vedle větráku - myslete na to.
  • Místo by mělo mít dostatek vody (příp. džusu a jiného pití) a skvělé kávy. S vodou často není problém, se skvělou kávou ano. 
  • Pokud to akce dovoluje, zařiďte také kvalitní občerstvení. Zařídit ještě k tomu třeba kvalitní oběd pro 20-30 lidí, to je kapitola sama o sobě. 
  • Na místě buďte minimálně o půl hodiny, ideálně o hodinu dříve. Nevěřili byste, co všechno se může v den prezentace pokazit, přestat fungovat a co budete muset řešit.
  • Slajdy mějte v počítači, na USB flash disku a ještě v cloudu. Připravte se na variantu, že přestane fungovat projektor (stalo se mi už 2x), že přestane fungovat váš počítač (zatím se mi nestalo, ale jednou se určitě stane) nebo že vám nepůjde prezentér (také se už jednou stalo, protože mu došly baterky).
  • Mějte náhradní baterky do prezentéru.

Které body byste doplnili vy? Těším se, napište mi do komentářů. Díky!

Šťavnaté slajdy #8: Strach z prezentování

Dnes je pondělí a je to ten správný den začít bojovat v prezentacích s něčím, co řešíme na našich workshopech často a to je strach.

Lidé se mě často ptají, jak nemít strach při prezentaci, jak nemít strach vyzkoušet něco nového, jak nemít strach vystoupit.

Sdílejte tohle video, pošlete ho svému kolegovi / kamarádovi. Protože právě v pondělí se tak může zlepšit v prezentacích a nad strachem vyhrát. Díky!

Tisíce malých rozhodnutí

K dobrým, špatným i excelentním výsledkům vede dlouhá cesta. Není to často jeden převratný okamžik, kdy najednou "prozřeme" a je nám vše jasné.

Odpovědí na vaši kariéru, zdraví či úspěch (ať už do definujete jakkoliv) není jeden okamžik, jeden seminář, jedna knížka. Jsou to tisíce malých rozhodnutí, ty formují to, kým se stanete.

V kolik vstáváte, jak dlouho a na čem pracujete, co snídáte, jak sportujete (nebo o tom jen mluvíte), jak trávíte svůj volný čas, jestli si děláte přestávky, jestli jedete non-stop nocovky... to vše vás formuje.

Často vás právě malé změny posunou dopředu. Chcete zlepšit alespoň trochu své zdraví? Procházka po obědě na půl hodiny může pro začátek bohatě stačit. Proč hledat složitá řešení, čekat až budeme mít značkové oblečení na běh, profi sporttester, vlastního trenéra.. okolo domu můžete jít už dnes.

Problém je v tom, že si spíše lépe pamatujeme seznamy věcí, co nesmíme. Co nesmíte v práci, v pronajatém bytě, v kavárně, na sjezdovce. 

Co si zkusit ale někdy udělat seznam toho, co můžete dělat? Zjistíte, že je toho spoustu, co můžete dělat. Každý den můžete vybrat z těch tisíců malých rozhodnutí jedno, které vás posune dopředu.

Nečekejte velké změny, zkuste dnes udělat jedno malé rozhodnutí.

Zahoďte kliparty a začněte prezentovat jako ve 21. století

Prezentace se dost často zastavily v devadesátých letech na nudném designu, korporátní šabloně, kterou už deset let nikdo neupravil, složitých grafech, nudných vizuálech a nesrozumitelných, složitých grafech.

Jak z toho ven? Podívejte se na nové (sedmé!) video Šťavnaté slajdy na téma "Design slajdů" a prezentujte jinak, efektivně, jednoduše, jasně.

Chtěli byste i vy prezentovat lépe? Ozvěte se nám, rádi uspořádáme workshop/prezentaci na vaší akci/ve vaší firmě.

Jak se díváte na svět?

Dnes trochu filozoficky, ale nemůžu si pomoct. Nemůžu si pomoct, protože vidím lidi, kteří chtějí po životu málo a dostávají málo. Vidí to negativní a dostávají to negativní. 

Dostáváme to, na co se soustředíme. Na co upínáte vaši pozornost vy?

Soustředíte se na to negativní, dostanete často to negativní. Otázka do jaké míry to funguje - když budete cílit na soukromé letadlo, dostanete ho?

Nevím, ale jedno je jisté. Mířit nízko znamená dostat ještě méně, dívat se na svět negativně znamená dostávat to negativní. Nestačí ale jen vidět příležitosti, je potřeba je také vytvářet vlastními přičiněním. 

Malý člověk, malá práce. Velký člověk, velká práce. Toto heslo Tomáš Bati je čas oprášit. Je to přitom na každém z nás. Předpokládám, že už se díváte na svět alespoň trochu pozitivně a přesto se většina z nás cítí tak trochu nedoceněných.

Cítíme, že máme na víc.

Jak ale víc dostat? Pokud chcete více dostat, musíte se naučit dělat si čas, soustředit se na dodávání cenných schopností na trh a pracovat více než ostatní

Tomuhle klukovi rodiče říkali, že pokud chce dokázat to, co Češi, musí pracovat dvakrát tolik jako Češi. Pokud tak chcete dostávat více, musíte dávat více. Přestaňte o víkendu okopávat zahrádku, věnovat půl dne úklidu domácnosti a zabíjet všechny odpoledne sezením u televize a zkuste věnovat večery v týdnu vašemu rozvoji, pro začátek třeba hodinku denně.

Čím více na trh dáte, tím více dostanete. A stejně se pak budete asi cítit podhodnoceni. A to je dobře. Proč? Protože nedostatek je to, co vás žene dopředu. 

Když se uskromníte, budeme se muset pak uskromnit všichni. Malý člověk, malá práce.