Technické prezentace nemusejí být nuda! (prezentace)

S technickými prezentacemi má spoustu lidí problém. Od IT a BI přes Big data až po vědecké prezentace a finanční výsledky firmy. Někdy prostě potřebujeme prezentovat spoustu čísel a je těžké je ukázat tak, aby jim ostatní jasně porozuměli. S tím jak vytvořit technickou (vědeckou) prezentaci tak, aby měla úspěch vám pomůže následující prezentace. Mrkněte.

Zoufalé slajdy: Ty nejhorší chyby, které můžete při prezentaci udělat a jak se jim vyhnout

Skoro čtyři roky chodím na vysokou a většina prezentací s powerpointovými slajdy za nic nestojí. Mimo školu to není o nic lepší. Proč většina prezentací je spíše nástrojem ďábla a co s tím můžeme dělat?

Následuje můj osobní seznam těch největších chyb, které můžete v prezentaci či její přípravě udělat:

  1. Vaše prezentace nestojí za nic, protože vaším prvním krokem v její přípravě je nastartování PowerPointu. Když chcete slajdy fakt "vymazlit", tak hledáte lepší nástroj. Prezíčko třeba? Nějaká ta solidní závorka na úvod a do ní hodit spoustu textu, kterou vyšperkujete efektem horského kola, že i lidé v posledních řadách se budou křečovitě držet lavic? Případně k tomu chcete přihodit 3-D efekt, aby to vašim informacím přidalo na parádě? Opravdu začneme rozdávat 3-D brýle při prezentacích? Pokud chcete udělat solidní prezentaci, začněte od brainstormingu, pak si načrtněte všechny slajdy i se strukturou na papír a PowerPoint nechte nakonec. Počítač nejlépe funguje jako kolo pro naši mysl, jak řekl Steve Jobs. Na Prezi zapomeňte, pokud nejste ve fan clubu hranatých závorek (za 4 roky jsem neviděl jedinou dobrou Prezi).
  2. Omlouváte se dopředu, že jste neměli čas na přípravu/omlouváte se za to, že slajdy nejdou přečíst. Pokud na vaší prezentaci sedí třicet lidí hodinu, dohromady to dělá 30 hodin času. Pokud jsou náklady obětované příležitosti každého z přítomných 150 Kč / hodinu, dohromady prezentace stojí 4500 Kč. Věnujte vašim slajdům i prezentaci mimořádnou pozornost, protože je to jedinečná šance, kdy můžete spoustě lidem předat zajímavé (vaše) myšlenky. Pokud se chcete na začátku omluvit, raději vůbec neprezentujte, mějte respekt k publiku. Prezentace je drahá záležitost.
  3. Vaše slajdy jsou plné textu. Žijeme stále ještě v roce 1989, že musíte používat clip arty, obrázky v nízké kvalitě a střídat barvy a fonty na každém slajdu? Mějte prosím trochu citu pro design, přečtěte si nějakou knížku a dejte grafiku vašich slajdů dopořádku, protože  the medium is the message
  4. Na začátku vaší prezentace nedáte posluchačům dobrý důvod, proč vás má poslouchat. Asi jste se nezamysleli nad tím, proč je vlastně důležité vaše téma a to, o čem chcete mluvit. Pokud to nedokážete říct, proč by vás pak měl někdo poslouchat? Poslouchání prezentace je psychicky náročná činnost a posluchačům byste tak měli dát důvod k tomu vydržet poslouchat.
  5. Vaše prezentace je neosobní, nenavazujete s publikem kontakt, jste sterilní. Vaše prezentace je způsob, jak se mimo jiné spojit s publikem. Jak s nimi navázat kontakt, začít s nimi rozhovor. Snažte se být intimní. Mluvte o vlastních zkušenostech a vyprávějte vlastní příběhy. Použijte fotky, které jste sami nafotili. To vše pomůže přiblížit vaši prezentaci posluchačům.
  6. Nutíte nás sedět, být zticha a poslouchat. V práci většinu času trávíte spoluprací, aktivitou, mluvením a spoluprací. Popřemýšlejte, jak tohle všechno zapojit do vaší prezentace. Jakou aktivitu můžete dát posluchačům? Jak je můžete zapojit kromě otázek a odpovědí na konci prezentace ze slušnosti?
  7. Máte pocit, že by posluchači měli vydržet váš nudný přednes. Ne nemusí, nikdo dnes nechce ztrácet čas. Pokud jste nudní, nečekejte že vás lidé budou poslouchat a nesnažte se to vynutit. Místo toho se naučte mluvit zajímavě (viz další bod).
  8. Nevyzařuje z vás nadšení. Pokud nejste nadšeni vašim tématem, jak to můžete vyžadovat od vašeho publika a chtít, ať vás někdo půl hodiny pasivně poslouchá? Dejte do toho více nadšení, mluvte od srdce a opravdu se do tématu položce. Pokud se při prezentaci ani trochu nezapotíte, možná nejste dostatečně nadšení. (nebo máte dobrý antiperspirant).
  9. Vaše slajdy jsou "so 1990's". Pokud vaše slajdy vypadají jako některé slajdy níže, je potřeba na opravdový restart. Navštivte stránky ted.com, presentationzen.com a začnete se učit. 
  10. Prezentujete přes čas, přetaháváte přes přestávku. Málo jste trénovali a nemáte tak respekt k posluchačům, více je totiž méně. Dobře prezentaci natrénujte a raději si nechte na konci několik minut rezervu. Každý ocení skončit trochu dříve, než o dost později. A vy se tak budete soustředit na ty opravdu důležité body a vynecháte tak nedůležitý balast.

Zkuste dát do Google "filetype:ppt prezentace" a najdete v prvních výsledcích tyto prezentace (ukázky). Vidím, že právě vy máte obrovskou šanci v prezentaci vyniknout, jde o pole neorané. 

Pokud se vám líbil tenhle článek, sdílejte ho prosím. Pomůžete tak změnit způsob prezentování v ČR k trochu lepšímu.

Neotřelé výsledky Google na "umění prezentace". Nezapomeňte na desatero:

umeni_prezentace.png

Jak dlouho byste četli "Lisabonský proces?". 

111018_hubacek.png

Zachraňme nejdříve sebe:

Inkubator_Personalista II pozvanka 1.png

Základní hodnoty, které vyznáváme: "náušnice v uchu", "fotbalový gaučink":

Honors.png

Závěrečný slajd z přednášky managementu aneb lopatkou a tvrdou prací k CEO.

Prezentace - pro studenty skupiny P-01.P-10,P-11.png

Aktualizace 27. 11. 2016: Tento článek se stal nejčtenějším článkem na blogu a rozhodl jsem se ho tedy doplnit o bonusové video, které si rozhodně nenechte ujít!

Jak můžete z Q&A snadno udělat nejlepší část vaší prezentace

Otázky a odpovědi (Q&A) na konci vaší prezentace nebo workshopu mohou být poměrně snadno nejužitečnější částí celé akce. Nejde tak ani o to, že každý se může na cokoliv zeptat. Nejde tak ani o to, že se skoro vždy bude někdo ptát na záludné otázky, na divné otázky, na otázky na které neznáte odpověď, na otázky které vás nenapadlo že by se někdo mohl zeptat.

Jde o to, že díky Q&A můžete vytvořit  s lidmi v publiku vztah. Můžete začít komunikovat na osobní úrovni a reagovat na základní lidskou potřebu. Druhou věcí je to, že se tak budete stávat opravdu dobrým řečníkem. Naučí vás to improvizovat, rychle reagovat na otázky a rychle řešit narušitele vaší akce.

Tady je seznam (bez jakéhokoliv pořadí) mých osobních tipů, které vám mohou (ale nemusí!) pomoci dobře vést Q&A:

  1. Zamyslete se nad tím, s čím lidé nejspíše nebudou souhlasit. V Čechách jsou oblíbené dotazy stylu "A teď vám položím otázku, na které vám dokážu,  že nemáte pravdu". Lidé rádi hledají důvody proč něco nejde.
  2. To, že někdo hledá důvody, proč něco nejde neznamená to, že nefunguje to o čem jste mluvili.
  3. Připravte se na typické účastníky diskuze - "zvídavec", "tohle nebude nikdy fungovat", "to jsem tedy zvědavá", "zajímá mě více", "dáte mi další tipy", "potřebuji to rozvést", "dejte mi více příkladů", "vysvětlíte mi to znovu", "jak to používáte v praxi", "zajímá mě jen vaše praxe, jakou máte?", "zajímá mě teorie, o kterou se opíráte".
  4. V rámci Q&A můžete rozdávat různé dárky. Ať už knížky, čokoládové bonbony nebo jen poděkovat za každý dotaz. Potěší to.
  5. Je dobrou praxí dotaz zopakovat, aby ho publikum slyšelo.
  6. Připravte se na otázky, na které nebudete znát odpověď. (Nejde to, takže se prostě jen smiřte s tím, že to nastane).
  7. Dělejte delší Q&A a snažte se mluvit co nejotevřeněji a neupřímněji.
  8. Pokud někoho zajímá nějaké téma a chce se o něm rozpovídat, je dobré se zeptat publika pro kolik lidí je to aktuální. Pokud pro většinu, jděte do toho. Pokud pro nikoho kromě toho, kdo položil dotaz, vezměte to rychle.
  9. Děkujte za dotaz z publika, chce to odvahu se zeptat.
  10. Pokud nevíte na něco odpověď, vyžádejte si vizitku, na vizitku si napište dotaz a pošlete pak osobní email s odpovědí. Docela silná technika. 

Dobrý příběh, dobrá prezentace

Pokud chcete udělat dobrou prezentaci, najděte nejdříve dobrý příběh, který podporuje vaši hlavní myšlenku. Kolem tohoto příběhu vybudujte zbytek prezentace a můj tip je, že budete mít úspěch. 

Když se potkáte s kolegy v práci, říkáte si příběhy. 

Když potkáme kamarády v hospodě, říkáte si příběhy.

Když prodáváte zákazníkům vaše zboží nebo služby, dost možná jim prodáváte příběh.

Lidé kupují Adidas, Nike, BMW, Audi, Swatch, Apple, Dell i Lenovo kvůli příběhům, které si vyprávějí.

Firmy se snaží vyprávět příběh svým zaměstnancům.

Zaměstnanci vypráví příběhy zákazníkům a potenciálním klientům.

Noviny, časopisy a internet - všechny média jsou plné příběhů.

Jste na řadě. Začnete dávat příběhy i do vaší prezentace? 

Sedm tipů, jak můžete snadno udělat zatraceně dobrý workshop (prezentaci, seminář)

Většina prezentací za moc nestojí. Většina seminářů je ztrátou času a většina školeních je omílání selského rozumu, zabaleného do buzzspeaku. Jak udělat zatraceně dobrý workshop, z kterého si lidé opravdu něco odnesou?

Jinými slovy - jak být užitečným? Jak předat lidem něco vzácného takovou formou, aby si to zapamatovali, uměli to použít a do akce se pustili ještě ten samý den/týden?

Z praxe jsem si odnesl především těchto sedm tipů, které vám pomohou udělat zatraceně dobrý workshop:

Zjistěte si maximum o vašich posluchačích. Nestačí vědět kolik lidí přijde, jestli jsou to muži či ženy a jaké mají vzdělání. Obyčejné geografické údaje vám příliš nepomohou. Potřebujete vědět jejich zájmy, které čtou blogy, co je opravdu zajímá, co si chtějí z workshopu odnést, které lidi followují na twitteru, co je pro ně důležité, komu a čemu věří. Jděte za geografické údaje. 

Soustřeďte se na to být užitečným. Nejde o vaší show, jde o hodnotu, kterou si lidé mají odnést. Hodně lidí se mě ptá, jak udělat dobré slajdy. Jak udělat skvělou prezentaci. Jak zaujmout posluchače. Můžete mít všechny tyhle věci a stejně udělat workshop, který je ztrátou času pro všechny. Snažte se být v první řadě užitečným. Pokud má vaše řeč být zábavná, musí být zábavná. Pokud je váš workshop o focení, lidé si mají odnést ty nejlepší triky jak dělat lepší fotky. Je to tak jednoduché, až mě skoro bolí to psát. Když je to tak jednoduché - proč to nedělá každý?

Zapojte vaše posluchače nebo spíše - vytvářejte show spolu s vašimi posluchači. Vždy když lidé mají něco udělat (nejlépe něco společného vytvořit), nebo když jde o soutěž - vždy když je zapojíte - bude vaše prezentace, váš workshop desetkrát lepší. Představte si přednášku biochemie, kde byste dostali za úkol udělat z balónu nějakou molekulu. Nebo když jste někde na předváděčce BMX kol a někdo vyzve člověka z publika aby si lehl na zem a toho pak jezdci na kolech přeskakují. Je to nebezpečné, nemusí to vyjít a publikum je zapojené do akce - nejlepší situace, jaká může být.

Vytvořte si plán B. (jinak nazývaný také co-se-může-všechno-podělat plán, nebo never-happened-before plán). Projektory občas nefungují, mikrofony občas přestávají fungovat. Občas vám zamrzne počítač uprostřed prezentace. Občas vám někdo ukradne počítač s prezentací, občas zapomenete, co jste chtěli říct. Občas budete nemocní, bude vás bolet hlava, bude vás iritovat manželka, bude vám zvonit mobil - Co s tím uděláte? Jak se připravíte na neočekávané situace v průběhu/před vaší prezentací?

Skončete včas. A raději dříve. Kolikrát váš štvalo, že nějaký seminář trval příliš krátce? NIkdy? Skoro vždycky prezentace trvají déle, než mají. Dobré jídlo je dobré, pokud je ho rozumné množství. Půl kila sushi v žaludku nikoho nepotěší - stejně tak i vy cílujte na kratší čas, než máte vyhrazený. Zůstane vám případně více času na otázky.

Otázky a odpovědi (Q&A) jsou zásadní součástí skoro každého workshopu. A je potřeba se připravit. Napište si seznam sto otázek, které můžou po vašem workshopu padnout - jak byste odpověděli? 

Celý workshop natrénujte s nějakým dalším naostro. Nejlépe třikrát, pětkrát. Ta skladba, kterou jste slyšeli na koncertu a zněla tak ladně, tu hrál už potisícáté. Každou minutu trénoval tisíc minut, aby vám pak zněla naprosto hladce. Ten ladný golfový odpal co jste viděli na hřišti vypadá ladně nejspíše po deseti letech tréninku. Věci jsou nejdřív těžké, než jsou snadné. Řekněte váš workshop někomu jinému, celé si ho projděte na ostro - až pak s ním jděte do akce.

Věřím, že pokud se budete řídit těmito sedmi tipy, váš seminář, vaše práce a váš workshop se musí povést. 

Aktualizace 27. 11. 2016: Tento článek se zařadil mezi TOP 3 články na blogu a rozhodl jsem se ho tedy doplnit o bonusové video, rozhodně si jej nenechte ujít!

Pět tipů pro vaši další prezentaci

Po několika desítkách prezentací se mi postupně vydestilovaly některé tipy, které vám mohou opravdu pomoci při další prezentaci. Jednoduchá otázka – na co si dát pozor, když za pár hodin, minut začne prezentace? Pět jednoduchých tipů pro vaši další prezentaci.

Slajd z mé prezentace Instant Willpower v pondělí 22.4.2013 v Bohemian Toastmasters. Skvělá audience!

Slajd z mé prezentace Instant Willpower v pondělí 22.4.2013 v Bohemian Toastmasters. Skvělá audience!

Představte si prezentaci jako rozhovor. Když potkáte kámoše či kámošku po práci u kávy, říkáte mu samé příběhy. Co se vám stalo, co jste četli, co jste se z toho naučili. Říkáte příběhy, které mají pointu, emoce a nějakou dramatickou vložku. Stejně tak mluvte, až budete na stage. Buďte maximálně osobní a mluvte stejně, jako mluvíte s kolegy u kávy. Příběhy táhnout.

Zkontrolujte si vaše slajdy z nejhoršího místa posluchače. Najděte nejhorší místo, kam si někdo může sednout, tam si sedněte a zkontrolujte si svoje slajdy – proklikejte je a přemýšlejte. Je každý slajd dobře čitelný?

Zkontrolujte si techniku a připravte si stopky. Nefungující projektor, explodující počítač, ukradnutý mikrofon. Může se vám stát cokoliv. Vaší povinností jako řečník je projít si veškerou techniku jestli vše funguje jak má. Pokud ano, nastavte si na telefonu odpočítávání času vyhrazeného pro vaši prezentaci. Jsou i prezentéry (dálková ovládání prezentací) se stopkami jako např. Logitech Presenter R800, který mohu jen vřele doporučit. Má vibrační strojek a neviditelně vám naznačí, kdy máte zmizet ze scény. Pilot letadla si také zkontroluje, co může. Vy jste piloti prezentace.

Využijte prostor, rozhlédněte se. Podívejte se okolo sebe, co vidíte? Nějaká volná židle, na kterou byste si mohli při prezentaci stoupnout? Kde můžete stát a přeci vás všichni uvidí? Kde můžete stát a ukazovat to, co máte na slajdech?

Využijte vizuální pomůcky – mrtvou kachnu, běžecké boty, prostě něco reálného a emočního. Když jsem naposledy mluvil o vůli, donesl jsem do klubu Bohemian Toastmasters běžecké boty (vůle, nový zvyk) a Cheeseburger (lákadlo), který jsem nabídl dobrovolníkovi z diváků, že ho může sníst. Přineste si něco fyzického, co podpoří vaši prezentaci. Dáte tak neverbálně najevo, že vám na divácích záleží a jste ochotni něco i přinést. Čím větší a těžší předmět, tím lépe. Můžete také využít něco, co už je v místnosti.