[Rozhovor] Petra Boušková: Umění technických prezentací

Petra Boušková je profesionál v oboru testování elektronických řídících jednotek v automobilovém průmyslu. Zároveň je ale členkou klubu Toastmasters, vystoupila také jako jeden z hlavních řečníků na konferenci softwarového testování HUSTEF 2016 v Maďarsku.

V našem rozhovoru vám dá tipy na to jak se postavit velmi technickým prezentacím. 

Líbil se Vám rozhovor a chtěli byste další? Sdílejte ho.. podpoříte tak tvorbu dalších užitečných videí.

[Rozhovor] Jaroslav Homolka: Jak prezentovat jako predátor

[SPECIÁL] Na tipy k prezentování jsem se tentokrát zeptal trenéra rozvoje osobností PREDATORCODE, sparring partnera a kouče Jaroslava Homolky. Jaroslav Homolka má více jak 20 let zkušeností s prezentováním. 
(V komentářích pod videem najdete odkazy na zmiňované tipy)

Podívejte se na nové video Šťavnaté slajdy #14: Prokletí vědění

Mluvíte tak, že vám ostatní nerozumí? Trpíte v prezentacích na obecné fráze a těžko se vcítíte do začátečníků ve vašem tématu? Pak vám pomůže nové video Šťavnaté slajdy, tentokrát na téma Prokletí vědění (Curse of Knowledge):

Hledáte novou inspiraci k prezentacím?

Pokud hledáte novou inspiraci, zajímavé knížky týkající se prezentace, nenechte si ujít nové video ze série Šťavnaté slajdy.

Pokud se vám naše videa líbí, sdílejte je. Pomůžete tím tak ostatním a my budeme mít radost z toho, že vidíme reakci okolí. Díky!

Dva snadné kroky k tomu, aby byla vaše prezentace lepší

Ukazuje se, že není potřeba mnoho magických triků, aby vaše prezentace byla lepší. Počítám s tím, že když už jste tady a čtete tenhle blog, prezentace vás zajímají. Pokud chcete být lepší, stačí často dva poměrně snadné kroky.

Možná jste si koupili nějaké knížky o prezentacích, možná se díváte na nějaká videa, sledujete podcasty a říkáte si, jak být v prezentacích lepší. Jak bojovat se strachem, jak se naučit mluvit, stát zpříma, nemít problém s očním kontaktem?

Máte problémy s mluvením? Těžko. Proč byste je měli mít. Mluvíte každý den, je to věc, kterou neustále děláte. Je de facto nemožné nekomunikovat.

Stejně to platí v prezentacích. Pokud se chcete vylepšit, prezentujte daleko častěji než teď. Berte si co nejvíce příležitostí v práci, co můžete. Prezentujte v různých klubech (Toastmasters, například), nabídněte nějaké neziskovce, škole nebo jiné instituci, že pro ně budete prezentovat zdarma, nebo prostě jen pozvěte pár známých / kolegů a udělejte prezentaci pro ně. Tu natočte na kameru a dejte na YouTube. Nebo za pár korun vypište veřejný kurz (s tímhle vám může zase pomoci třeba Naučme se).

Druhý krok je těžký, chce úsilí a ne každý ho dělá. Je to získání zpětné vazby od účastníků (co nejlepší) a zároveň si sám sednout a zamyslet se nad tím, co příště zlepšit. Účastníkům dejte formuláře na zpětnou vazbu (nebo jim pošlete odkaz na jednoduchý Google Forms). Poproste je především o konkrétní tipy na to, co byste mohli zlepšit a které části prezentace jim přišly nejlepší. Ano, potřebujete vědět i ty, které byly nejslabší – ty můžete příště vypustit. Pokud se jich budete ptát, dost často se vám stane, že uslyšíte jen chválu, nebo si naopak všechny tipy nezapamatujete. Psaná forma je v tomhle daleko lepší.

Pak si ale sami sedněte a zeptejte se, co se vám opravdu povedlo a co naopak ne. Najděte místa, která můžete změnit a zlepšit. Překvapili jste zároveň posluchače něčím extra? Pokud ne, přidejte něco extra do vaší prezentace. Něco, co si zapamatují.

Prezentujte častěji (každý týden, každý den?), sbírejte zpětnou vazbu a zároveň si sami vždy sedněte a přemýšlejte, jak prezentaci zlepšit. To z vás za rok udělá jednoho z nejlepších řečníků ve vašem okolí.

Kdybych měl dát k prezentacím několik tipů, byly by to tyto

Na webu je tisíc tipů a na trhu milion knížek, které si můžete přečíst o prezentacích. Stejně tak o jiných tématech. Jak ale víte, některé tipy, které jste v životě dostaly, vám pomohly opravdu něco změnit. Jiné jsou zajímavé, ale nemají reálně velký dopad. Jsou pro člověka, co už je profíkem a tenhle malý tip ho může posunout o milimetr dopředu.

Pokud ale potřebujete o metr dopředu v prezentacích, vybral bych za roky pořádání workshopů, pracování s profesionály a řešením toho, jak udělat opravdu skvělé prezentace tyto tipy.

Před prezentací se osobně pobavte s pár lidmi s publika. Jo, může vám pomoci udělat si persony, představovat si kdo asi na vaši prezentaci přijde a brainstormovat na tohle téma půl dne. Ztráta času. Není nad to pozvat pár lidí na kafe a pobavit se s nimi. Pokud jde o pracovní prezentaci, pak vás zajímá především, co v práci řeší, s jakými problémy jim můžete pomoci a jejich zvyky – vědět jak fungují, čemu věří. Pokud se nejde sejít osobně, zatelefonujte si nebo zjistěte od třetí strany (to je ale daleko méně efektivní).

Buďte na místě o 35 minut dříve. Klidně i o hodinu a dejte si kávu v přilehlé kavárně. Většina lidí chodí na prezentace hrozně pozdě. Nejen, že pak nebudete mít čas na pořádnou přípravu, ale nebudete vypadat ani profesionálně (chodíte pozdě) a zároveň nebudete mít čas se pobavit s lidmi v té dané firmě / prostředí a okouknout, jak to u nich chodí. Je k nezaplacení přijít dříve, dát si v klidu kávu, zapojit si v klidu počítač a projektor, pobavit se s lidmi a až pak začít.

Skončete o pět až deset minut dříve (podle délky). Naprostá většina prezentací přetahuje čas. Je to jednoduché. Jak se dostanete do flow vaší prezentace, rádi přidáte nějaký příběh, nějaký tip, mluvíte trochu déle (když už jste v tom flow, že). Pak je vám líto skončit trochu dříve. To je sice hezké, ale je vždy lepší končit dříve, než později. Proč? Protože na konci pokud máte čas, můžete se s posluchači pobavit, řešit jejich konkrétní dotazy. To je často větší přidaná hodnota pro ně než samotná prezentace. A když opravdu skončíte i tak dříve, jen dobře. Kdy naposledy vám vadilo, že nějaká porada skončila o pět minut dříve? Je iluzí si myslet, že v prezentaci více znamená méně.

Při přípravě vaší prezentace přizvěte někoho, kdo není odborníkem na vaše téma. Možná si myslíte, že všemu co chcete říct, je dobře rozumět. Že je to jasné, že to zná každý. Ne, nezná. Dost často používáme zbytečná slova, dlouhé výrazy, nejasné grafy jen proto, že si myslíme, že je to vše jasné, máme okolo sebe lidi, co nám říkají to samé… a pak prezentujeme lidem, kterým to jasné vůbec není. Pozvěte na oběd / kafe kolegu, kamaráda, přítele či přítelkyni. To je úplně jedno koho, a představte mu vaší prezentaci a slajdy (ještě jako koncepty, ne finální verze!) a poproste ho o kritické rady. On / ona dostane kafe či oběd zdarma a vy máte cenné rady v ten správný čas.

Nejde jen o informace, kde o to, jak nadchnete ostatní pro změnu. Tak naférovku, jedině pokud jste vědec, nebo opravdu boříte pravidla ve vašem oboru (což je tak asi jedno procento z nás), nepřinášíte v prezentaci dost často nic tak převratného, co by nešlo najít někde na internetu. A zdarma. Tudíž, v prezentaci nejde tak jen o informace, ale jde především a často o to, jak nadchnete ostatní pro změnu. Protože to je to, o to co tu jde. Článek někde na webu? To nadchne opravdu jen znalce. Ale osobní příběh, co jste vy udělali, kam vás to vyšvihlo, a že ostatní to těmito třemi kroky mohou udělat taky – to táhne, to je něco, co chceme slyšet.

Lidé nechtějí sedět a poslouchat, chtějí něco dělat. Poslouchaná prezentace má za výsledek „jo, super prezentace, fakt zajímavá… a nic jsem ve svém životě nezměnil“, zato prezentace (řekněme workshop), kde lidé pravidelně něco musejí udělat, něco si vyzkoušet (a něco, co není vůbec lehké), tak to je přesně ta prezentace, kterou si lidé opravdu zapamatují a něco si odnesou.

Poznat vaše publikum, být na místě výrazně dříve, končit o trochu dříve, přizvat někoho třetího, přenášet nadšení a nechat je něco dělat. To by byly tipy, které bych vám dal, kdybych měl vybrat jen několik.

Zahoďte kliparty a začněte prezentovat jako ve 21. století

Prezentace se dost často zastavily v devadesátých letech na nudném designu, korporátní šabloně, kterou už deset let nikdo neupravil, složitých grafech, nudných vizuálech a nesrozumitelných, složitých grafech.

Jak z toho ven? Podívejte se na nové (sedmé!) video Šťavnaté slajdy na téma "Design slajdů" a prezentujte jinak, efektivně, jednoduše, jasně.

Chtěli byste i vy prezentovat lépe? Ozvěte se nám, rádi uspořádáme workshop/prezentaci na vaší akci/ve vaší firmě.

Šťavnaté slajdy #3: Jak změnit prezentování ve vaší firmě

Když už jste zlepšili vaše slajdy, možná jste zjistili, že to nejde už tak snadno v práci. Prezentovat jinak, vytvářet jednodušší slajdy, zkusit úplně jiný přístup. S tímto argumentem už jsem se často setkal - "prezentuji už lépe, ale ve firmě se prezentuje stále stejně špatně".

Podívejte se na třetí video Šťavnaté slajdy: Jak změnit prezentování ve vaší firmě:

Autentičnost přichází po tréninku

Pokud jste někdy viděli golfový odpal, víte jak jednoduše to vypadá. A pokud jste někdy zkusili hrát alespoň chvíli golf tak víte, jak je golfový odpal zatraceně těžký. Skvělá prezentace vypadá hrozně jednoduše, šlape jako hodinky a nemá žádné zádrhele. 

A je zatraceně těžké toho docílit.

Možná jste si někdy řekli, že budete mluvit o něčem co znáte. Budete tak mluvit od srdce, nebude problém udělat dobrou prezentaci. Nenechte se ale zmýlit, pokud chcete udělat opravdu dobrou (i autentickou) prezentaci kde budete mluvit o věcech, co znáte, je potřeba se připravit.

Několikrát si prezentaci řekněte nahlas. Poproste někoho, aby jeden běh dal s vámi a dal vám zpětnou vazbu. Hodně času přemýšlejte o publiku. Kdo tam bude sedět, co je asi zajímá, jaké problémy řeší.

Autentičnost přichází po tréninku. Pokud vaše prezentace vypadala "snadně", dobře jste se připravili. 

10 způsobů, jak přemýšlet jako designér (2)

Grafik pracující na skice

Dobrý design není pouze o dekoraci. Způsob jakým uděláte tabulku v Excelu je design. Vaše zahrádka je design. A stejně tak vaše prezentace v PowerPointu je design, i když tomu tak možná neříkáte. V následujících deseti způsobech vám ukážu jak přemýšlet jak designér. Pokud chcete, aby vám byly co nejužitečnější tak se sami zeptejte: „Jak tenhle princip mohu použít pro mě v mé konkrétní situaci?“

Adaptujte myšlení začátečníka

Když se stáváme experty, tak získáváme pocit, že jsou nám známé skoro všechny postupy, co je potřeba udělat teď a co potom. „Takovou prezentaci už jsem dělal už pětkrát“, říkáme si. Ztrácíme odvahu, kterou jsme měli na začátku našeho učení. Přestáváme tolik zkoušet nové věci a bojíme se, že bychom mohli udělat chybu. Proto je prvním krokem Adoptovat myšlení začátečníka. Vraťte se myšlenkami do dob, kdy jste byli ochotni experimentovat, zkoušet a neříkali jste si, co všechno nejde. Jak se chcete doopravdy zlepšit, aniž byste někdy neudělali nějakou tu chybu?

Zkuste se podívat na vaši práci z jiného úhlu pohledu. Zkuste se pobavit o projektu, na kterém právě pracujete s někým, kdo je úplně z jiného oboru. Možná budete překvapeni, že vám takové setkání může být užitečné. Zkuste si také přečíst nějakou knihu o vašem oboru. I když jste expert, myšlení začátečníka vám pomůže neztratit chuť do učení. Jak se přestanete učit, přestanete růst. Který vzdálený obor by mohl mít souvislost s tím, na čem pracujete? A jak byste toho mohli využít?

V hlavě začátečníka je spoustu možností jak něco udělat, jak něco vytvořit. Pokud děláte svou desátou prezentaci a je stejná jako pět předchozích, co byste dělali, kdybyste jí museli celou zahodit? Co byste udělali jinak, kdybyste již nemohli používat současnou verzi? Někdy je lepší začít úplně od znovu, s čistým stolem a klást si více otázek. Nebo si alespoň položit otázku co byste dělali, kdybyste teď začali znovu.

Využívejte prázdný prostor

Pokud chcete efektivně pracovat s designem, je dobré se naučit vnímat prázdný prostor jako zásadní součást designu, ne jako něco, kam by se „ještě něco vešlo“. Neptejte se, co byste do vaší prezentace ještě mohli přidat, ptejte se spíše, co byste z vaší prezentace mohli dát pryč, aby tak lépe vystupovaly prvky, které jsou zásadní. Představte si, kdyby někoho napadlo prostor kolem Eiffelovi věže zastavět. Ztratila by okamžitě své kouzlo. Prázdný prostor ovlivňuje to, jak vnímáme celek a jestli si jako první všimneme těch opravdu důležitých prvků. Pokud ne, eliminujte vše nedůležité.

Maximalizujte poměr signálu k šumu

Stejně jako když máte dobrý signál, dobře slyšíte druhou stranu. Ve spojení je málo rušivých elementů a je přenášeno jen to opravdu důležité. Stejně je to s prezentací. Dobrá prezentace čistě komunikuje nejdůležitější informace směrem k lidem, co si vás přišli poslechnout. Snažte se využívat minimum prvků a to těch, které přímo souvisejí s vaší hlavní myšlenkou. Vaši posluchači by měli mít skvělý signál – měli by vědět kam se dívat, co je na slajdu důležité - a měli by vás být schopni také poslouchat. Slajdy plné textu je ale zahltí, budou číst místo toho aby poslouchali, a nebudou věnovat pozornost vašemu příběhu. Oproti tomu vizuální slajdy vám pomohou získat pozornost a vaše myšlenky se budou snadněji šířit.

Přemýšlejte „komunikace“, ne „dekorace“

Společnost Nike je velmi dobrá v komunikaci jejich motta, značky a životním stylem, který skrze jejich značku propaguje. Když se podíváte na jejich billboard, tak je na něm spoustu prázdného prostoru kam by se ještě něco vešlo. Díky tomu je tak výrazný a komunikuje zprávu, kterou chtějí vysílat. Když věsíte vánoční ozdoby na stromek a vidíte prázdnou větev a zbyly vám dvě sady ozdob, nejspíše se je budete snažit ještě na stromek navěsit. Prezentace není prázdná větev na vánočním stromku – čím více ozdob vám na konci zůstane, tím lépe.

Proč je to důležité?

Co je vaší hlavní myšlenkou? Proč je to důležité?

To jsou dvě nejdůležitější otázky, které si můžete na začátku návrhu prezentace položit. Špatná prezentace často vzniká tím, že autorovi není jasné, proč je to vlastně důležité to co říká. Soustředíme se na to, abychom řekli vše a ještě víc a přitom si málo klademe otázku proč je to vlastně důležité. Pokud chcete jen někoho informovat, pošlete mu to emailem. Prezentace je nástroj pro prodávání myšlenek, přesvědčování, získávání lidí na svou stranu. Proč je tedy vaše prezentace důležitá?

Zjednodušujte, jak můžete – ale ne více

Když se podíváte na vývoj loga Starbucks, jedné z nejúspěšnějších kavárenských společností dneška, tak uvidíte jasný trend. Podívejte se na McDonald’s a uvidíte to samé. Tím, že zjednodušují svá loga a korporátní design, snadněji se jim komunikuje jejich značka. Jak řekl Albert Einstein: „Zjednodušujte, jak můžete, ale ne více.“. Říká se, že způsob, kterým mluvil Steve Jobs při jeho keynote (prezentace, při kterých představoval nové produkty) byl tak jednoduchý, že většině jeho slovům by rozumělo i malé dítě. Oproti tomu analýza prezentací Billa Gatese vždy ukazujete použití daleko složitějších výrazů, kterým rozumí daleko méně lidí. Je možné, že i jednoduchý způsob mluvení byl klíčem k úspěchu Steva Jobse a jeho prezentací? Jak můžete zjednodušit vaši prezentaci?

Naučte se všechny pravidla a pak je začněte porušovat

Myslíte, že kdyby Mark Zuckerberg chodil na Harvardu včas na každou přednášku, měl ořezanou každou tužku a udělal vše, co by mi učitel zadal, že by byl tam, kde je teď?

Pokud se chcete naučit dělat výjimečnou práci a vytvářet výjimečné projekty, budete potřebovat porušovat více pravidel než dnes. Nežijeme v době, kdy byste měli jen naplňovat něčí checklist bez vlastního přemýšlení. Zapojte vlastní hlavu – co můžete udělat jinak a to takovým způsobem, aby se o vás mluvilo. Prosím, nesnažte se přitom zavděčit všem. Kritici budou vždy kritiky, nemusíte si s nimi dělat starost. Která zažitá pravidla a očekávání ve vašem businessu byste mohli porušit a změnit status quo?

Přijměte omezení jako příležitost, ne jako problém

Představte si, že jste byli pozváni udělat prezentaci hodinu dlouhou. Jenže když přijdete tak se dozvíte, že máte jen 40 minut. Naštvalo vás to?

Tipuji je, že ano, A ještě vás to znervóznělo, protože musíme na místě vynechat některé slajdy, jít více k jádru věci a tak trochu improvizovat. Možná máte pocit, že máte nedostatek peněz na rozjetí vašeho nového projektu, abyste vůbec mohli začít. „Mám málo (doplňte oblíbený zdroj) se někdy stává skvělou výmluvou, jak neudělat skvělou práci. Jak se můžete začít naučit dívat na vaše omezení jako příležitost, ne jako na problém?

Díval jsem se před pár dny na skvělé video na TED, kde mluvila, bývala australská olympijská cyklistka. Při jednom z tréningů jí srazilo nákladní auto a trvalo měsíce, než vůbec začala normálně fungovat a zase žít. Za nehodu nemohla a bylo jí jasné, že s kolem je konec. Naučila se chodit. Snila o létání s letadlem, a když se to doopravdy naučila, kritici a pesimisté zase ztichli. Mluví teď o svém příběhu po celém světě. Je zase úspěšná. Co kdybyste se přestali soustředit na vaše slabé stránky, omezení vašich zdrojů a soustředili se na dělání skvělé práce? Kolik příběhů lidí co to dokázali, potřebujete, abyste začali?

Buďte zdrženliví

Méně je více zvlášť u prezentací. Nesnažte se ostatní ohromit tím, že umíte používat veškeré animace PowerPointu, umíte střídat barvy a fonty na každém slajdu a musíte před začátkem prezentace rozdávat sluneční brýle, protože vaše slajdy bude projektor střílet vyšší kadencí, než umí stroboskop na přilehlé diskotéce. Zdrženlivost ve slovech, v designu, použití barev, fontů vám pomůže udržet vaši prezentaci kompaktní. Jak můžete graficky sladit celou prezentaci – a odstranit vše přebytečné?

Mějte na paměti, kdy skončit

Práce s časem podle mého dělí opravdu dobrého řečníka od špatného. Seděli jste někdy na opravdu nudné prezentaci? Určitě. Jak mi říkal kamarád, se kterým jsem jednu takovou zažil – „měl jsem pocit, že mi život protéká mezi prsty.“ Možná jste se dobře připravili a váš obsah je zajímavý, ale snažíte se toho prostě říct moc. Nikdo si nebude nestěžovat, když vaše prezentace skončí o pět minut dříve. Každý si ale ztěžuje, když prezentace trvá moc dlouho. Pokud necháte v prezentaci jen to doopravdy důležité, budete mít pak více času. Ten můžete využít na Q&A část, která je z mojí zkušenosti jedna z nejlepších částí každé prezentace. Ukažte, že se nebojíte otázek ostatních. Že jste dobře připraveni na jejich dotazy – a skončete o pár minut dříve.