Na lepší slajdy pomocí mřížky, hezkého fontu a prázdného rozložení

Příští týden mám prezentaci, na kterou se fakt těším. Bude to o mentoringu v Prague Business Toastmasters v HUB a jak pracuji na prezentaci napadly mě tři krátké body, které vám můžou pomoci výrazně zlepšit vaší prezentaci.

1. Nepoužívejte standardní rozložení

Když začínáte tvořit prezentaci tak vás standardní rozložení nadpis nahoře uprostřed, text pod ním svede na zrádnout cestu. Nepoužívejte ho, dejte je pryč a  text boxy vkládejte sami dle vašeho předchozí návrhu na papír. Takto ne:

2. Vyberte hezký font, který není standardní součástí Office

Calibri je super, ale na prezentace se prostě nehodí. Všichni znají už standardní fonty a nikoho nezaujmou. Takový Calibri překvapí na slajdu stejně jako jako tatarka na hranolkách. Na www.dafont.com je aktuálně ke stažení více než 15 000 fontů zdarma, je nějaký důvod nestáhnout si ani jeden a nepotěšit tak publikum nečím novým? Mými oblíbenci jsou Helvetica a typewriter fonty.

3. Na zarovnání objektů se skvěle hodí mřížka 3x3

Pokud chcete mít přirozeně vyrovnané objekty v prezentaci je nejlepší mřížka 3x3, díky ní budete tak snadno umísťovat objekty v rámci slajdu. Mřížka 3x3 :

Najdete jí v menu pod Zobrazení - Mřížka (View - Guides)

Zkuste mřížku, nové fonty a ručně umisťované texty v další prezentaci a dejte vědět, jestli to pomohlo. Nebo se stavte v úterý 10. července od 19:00 v HUB a popovídáme o tom dále.

Vlastnost, která z vás udělá božského řečníka

Slyšel jsem už stovky prezentací, řečí, přednášek. Absolvoval různé kurzy, školení, střední školu, teď šup do třeťáku na VŠE. Je jedna vlastnost, která odlišuje opravdu skvělého řečníka od průměrného.  Jaká to je? Být užitečný.

Nejste užitečný? Nemá moc cenu cokoliv poslouchat. Je potřeba přemýšlet nad hodnotou, kterou přinesete. O většině témat existují už knížky a dokážete číst rychleji než poslouchat, takže o faktech to nebude.

Existuje milion cest k úspěšné prezentaci a není univerzální návod. Pokud ale znáte odpověď na to, jakou hodnotu vaše prezentace přinese a proč by vás měl někdo poslouchat, máte nejspíše v rukách opravdové eso. 

Zaměstnanec je jako dobrovolník

Je zajímavé pozorovat lidi při cestě do práce. Je to velmi krátká chvíle, za kterou můžete poznat přístup lidí, s jakým do práce jdou. Existují v podstatě dva mindsety: dobrovolník a zaměstnanec.

Dobrovolník nechodí do práce, protože musí. Chodí tam, protože chce světu něco přinést. Užitečnost je pro něj více než kariérní růst. Soustředí se na růst businessu, chce přijít tak připravený na novou šanci, která může přijít. Dobrovolník věří, že ta šance přijde a tak chce být připravený. Jak dobrovolníka v MHD poznáte? Dobrovolně nosí oblek a baví ho to. Má čisté boty. Má sako – nesundal si ho, nenechal ho doma, má ho čisté. Nebo se učí, protože ví, že konkurence nikdy nespí. Chce být připravený.

Zaměstnanec jde do práce, protože chodí do práce – vykonávat konkrétní činnost, stejně jako to dělal včera, dnes a bude to dělat i zítra. Je si jistý, konkurence ho nezajímá, protože to je konkurence „šéfa“ nebo „firmy“. Firma je tak pro něj cosi vzdáleného. Jak ho poznat? Čte si komiks, nemá sako, vyřizuje soukromé telefony, poslouchá hudbu… chybí mu soustředění.

Proč nechodit do práce jako dobrovolník?

Umění války - vítězství, nebo dlouhá tažení?

Má oblíbená pasáž:

Tvým cílem má být vítězství,

ne zdlouhavá tažení.

Naprosto vystihuje studium vysoké školy (někdo si plete studování s dostudováním), práci (práce napůl dokončená není „už jsme skoro vítězi“, ale je to stále fail) a Toastmasters (Naučili jste se prezentovat. K čemu to budete ale využívat?).

Je snadné si plést skoro-vítězství a vítězství. Něco napůl nestačí, trh potřebuji vaši práci dokončenou.

Moje 30ti denní výzva - zkušenosti v půli cesty

Přesně před sedmnácti dny jsem se rozhodl na tzv. 30ti denní výzvu – tedy dát si za cíl jednu změnu ve vašem životě a tu se snažit udržet celý měsíc, každý den. Třicet zdá se magické číslo na to získat nový zvyk. Pro mě to je umýt večer veškeré špinavé nádobí, připravit si všechny věci na druhý den a napsat tři nejdůležitější úkoly na druhý den (MITs, most important tasks pokud čtete blog zenhabits).

Jsem právě za polovinou, moje skóre je 13/17. Čtyři dny jsem vynechal, kdy jsem byl zrovna doma, to se nepovedlo. I když jsem si vzal s sebou kalendář, kde si jednotlivé dni odškrtávám, tak jsem to nedělal. Prozatímní pocity a zkušenosti:

Nemá podle mě cenu se snažit začít boj, když jste napůl unavení. Prvních deset dní bylo nejtěžších. Do nádobí se mi absolutně nechtělo, úkoly jsem si zadával velice vágně (jako např. zavolat Petrovi). Zajímavé bylo ale sledovat vlastní chování, najít vzorce chování, které vás vedou k neúspěchu a ty změnit.

U mě předem prohraný boj bylo snažit se mýt nádobí v půl jedné ráno, když jsem byl zralý akorát na spaní. Mytí jsem tak přesunul na cca 8-9 večer, kdy mám ještě sílu a vůli. Je opravdu dobré si dát svou výzvu do času, kdy máte sílu a jste v kondici.

Snažte se maximálně změnit prostředí, které vede vaše chování. Spolehnutí na vaši vlastní vůli berte jako poslední možnost a to tu nejméně spolehlivou. Když jsem si zadal vágní úkol stylu (číst 30 minut) po přečtení úkolu se mi do čtení nechtělo, nevěděl jsem co číst, kde číst. Změnil jsem tedy taktiku a teď používám SMART cíle (např. Zavolat Petrovi a domluvit s ním oběd na 12 hodinu na Můstku). Je dobré myslet na alternativy. Co když Petr nebude zrovna u telefonu? Můžu mu napsat sms, je dobré si to dát do poznámky k úkolu, co budete dělat, když plán nepůjde hladce. Nebudete mít tak šanci to vzdát.

O dalších zkušenostech třeba příště.

Update 11. 6. 2013: Z důvodu velké čtenosti tohoto článku jsem své zkušenosti více rozvedl v dalších článcích, které doporučuji přečíst. Pomohou vám na vaší cestě za novými zvyky.

Užitečné články na téma 30ti denní výzva a vlastní zkušenosti: 

 Uběhnutých padesát kilometrů - co jsem se naučil a jak můžete vybudovat nový zvyk.

Uběhnutých 130 kilometrů - zkušenosti z budování nového zvyku

Jak si můžete vybudovat nový zvyk (a přestat věřit self-help zen gtd kaizen gurus).

Jak se stát expertem - deset tisíc hodin a slavným přes noc.

Co ovlivňuje naši vůli a proč jsem začal běhat. Data-driven produktivita.

Inovátor

Je dostatek knížek o tom, co dělat. Mám jich plnou knihovnu - time management, project management, knihy o prezentaci, komunikaci, přesvědčování, strategii, managementu. Myšlenka s kterou si člověk kupuje takové knížky je jednoduchá: kdybych věděl co dělat, tak bych to dělal.

Nevidím nedostatek vzdělání a informací o tom, co dělat. Toho je spousta. Vidím nedostatek inovace. Tedy nedostatek lidí kteří přijdou a řeknou, jak se věci budou dělat jinak a lépe. Kteří začnou něco nového. Zrození něčeho nového je vždycky důvod k oslavě.

Nemusí jít o nic velkého. Stačí třeba namazat dveře, které svým vrzáním ostatní ruší. Vyměnit žárovku, když praskla. Všechny tyhle malé věci svět udělají lepším a nemusíme to mít v popisu práce. Každý krok inovace je více než vítán.

Buďte inovátor. Svět vám půjde naproti a pomůže vám, když něco začnete.

Jak bojovat s prokrastinací. Také vám nastavení priorit a jasné plány nepomohly?

Prokrastinace  je strategie, která dává smysl

Prokrastinace dává smysl, proto je tak těžké s ní něco dělat.

Každý semestr to se mnou na škole začínalo podobně. Řekl jsem si, jak se začnu učit průběžně. Už teď máte asi úsměv na tváři. Říkal jsem si, jak se každý den budu hodinku učit, tak přeci o zkouškovém bude pohoda. Prvních pár dní mi to docela vycházelo. Učil jsem se průběžně, zapisoval si výsledky mého snažení a vše vypadalo slibně, než přišla tvrdá realita. Úkol z programování se přiblížil a já už jsem měl začít dávno.  Naprogramovat dynamické webové stránky se zdál jako snadný úkol, ale nevěděl jsem jak na to. První startér prokrastinace – když něco nevíte, cítíte se divně.  Ruku na srdce, koho baví počáteční fáze učení. Vůbec vám to nejde, nevíte kde začít a jste de facto ztraceni. Přesně tak jsem si připadal. Nic z toho, co jsem udělal, nefungovalo. Práce byla ale odrazem mojí hodnoty. Když nic nefungovalo, bylo to jako kdyby se mnou bylo něco špatně.

Jak se práce stane odrazem vaší hodnoty, jako člověka je podle mě vymalováno. Prokrastinaci jste tak daly nejsilnější bič, který na vás může použít a nejspíš to také udělá. Špatná práce znamená, že jste špatný člověk. Když někdo kritizuje vaší práci, říkám vám tak, že vlastně ani vy za nic nestojíte (nebo tak to alespoň chápete).

Když práci odosobníte s tím, že to co děláte je důležité, ale vaše práce není měřítkem vás, jako člověka vyhráli jste první boj a vzali vítr prokrastinaci z plachet.

Výčitky snižují vaši šanci uspět

V průběhu mého snažení o to učit se průběžně jsem si často vyčítal, že mi třeba vypadl jeden den, kdy jsem se neučil. Říkal jsem si, jak mě tenhle vnitřní kritik nakopne k práci. Odpustit si a mít k sobě pochopení? Fujtajbl, no to nikdy! Takovou myšlenku jsem si odpíral víc než bramborový salát před tím, než uvidím na Vánoce prasátko. Problém byl v tom, že čím víc jsem si něco vyčítal, jak se mi nepovedlo, tím víc jsem kupodivu zaostával v učení.

Willpower Instinct přinesl vysvětlení. Čím víc se kritizujete za vaše nedostatky a výpadky ve vašich plánech, tím hůř se vám bude dařit. Lidé, kteří pod dohledem psychologů drželi dietu a vyčítali si drsně každý koláček, který snědli navíc, měli daleko větší šanci, že v dietě přestanou předčasně a dosáhnou tak pouze jojo efektu. Ti, co měli pro sebe pochopení a řekli si, že jedno zakopnutí přece nezhatí celou dlouhou cestu, měli daleko větší šanci uspět.

Mohla by i vám pomoci tahle informace? Zkuste a udělejte si vlastní názor, jestli to funguje.

Vše, co jste doposud slyšeli o prokrastinaci, není pravda

Znáte to – napiš si cíle, dej si priority, rozděl si úkoly na menší části, začni po malých kouscích. Cesta kaizen, 7 návyků efektivních lidí, Getting things done.. proč to nefunguje a člověk stejně prokrastinuje?

Zajímá vás to? Komentujte, lajkujte, šiřte a já zveřejním výsledky mého dosavadního výzkumu. Tenhle  článek je jakási ochutnávka.

Obrázek: I meant to post this last week, but....., L-T-L (Dick Jensen), www.flickr.com

Malý vám nestačí? Jak přidat vašim slajdům na (optické) velikosti.

Je snadné se chytit do pasti, když navrhujete slajdy vaší prezentace a považovat kraje za demilitarizovanou zónu, které se jen dotýkat je na pováženou. Kraje slajdů nejsou cizí dívkou v tramvaji. Dotýkejte se jich, přesahujte je a uvidíte ten výsledek. Lidské oko má rádo kontrasty, záměrnou nesouměrnost a fantazii, kterou musí zapojit, když není vše odhaleno.  

Na prvním slajdu jsem použil techniku hojně používanou v divokých devadesátkách– Levisky a startky v kapse zajišťovaly štěstí a úspěch kdejakému jinochovi na diskotéce, džískou jste na ulici nepohoršovali a bylo dovoleno v jednom slajdu používat více než šest různých barev, pět různých fontů a tři věci v zápatí slajdu (včetně obrovitého loga vaší společnosti, čísla stránky a vaší bazické teploty v druhé třetině prezentace).

Na druhém slajdu je situace odlišná– dvacáté první století, hamburger vykukuje z kraje slajdu a vypadá tak velký, jako kdyby se na fotku nevešel. Právě v tom je hlavní trik toho, když chcete, aby objekt na slajdu vypadal opticky větší. Sežeňte jeho co největší fotku a nechce z něj jednu třetinu, která bude vykukovat z jedné strany a zbytek obrázku zůstane na divákově fantazii. Nebojte se přesahovat kraje, naopak je přesahujte cíleně. A co napsat o velikosti popisku? Make it big.

Obrázek: Burger, lockstockb, www.sxc.hu

Proč by mírný pesimismus v plánování mohl být užitečný?

Číst tenhle titulek před pár lety (kdy jsem věřil na čistě pozitivní myšlení) tak si řeknu, že jsem se zbláznil, ale jak jsem se pustil aktivně do hledání snadného způsobu měnit staré zvyky, zarazily mě výsledky mnohých výzkumů, ale začněme mytím nádobí.

Nenávidím mytí nádobí, zvláště na koleji. Jsem fandou automatizace a tak je pro mě špinavé nádobí pouze výzvou hledat myčku, ale rozhodně ne vzít si do ruky houbičku a pustit se do něj. Jedním z mých nových zvuků, které jsem se rozhodl zařadit do svého života je toto– na koleji žádné špinavé nádobí do druhého rána a co si můžu připravit na druhý den, to si připravím. Snídani mám tak udělanou už večer v krabičce, tašku na notebook se všemi věcmi co potřebuji na zítra, na stole leží vedle sebe hodinky, nabitý telefon i klíče. Než jsem se pustil do lámání starých zvyků, zaposlouchal jsem se do Willpower Instinct a současně objevil video The Power of Habit. Aby se plán podařil, je kupodivu důležité najít slabá místa vašich plánů a předem navrhnout jejich řešení.

Slabé místa u mě byla jasné– když pracuji do večera a vrátím se na kolej, nemám vůbec chuť se pustit do mytí nádobí, nebo přípravy na druhý den. Chci jen zalézt do postele a jen tak ležet, případně poslouchat hudbu. A zde přichází druhá důležitá část tvorby nových zvyků– odměny. Byl jsem optimistou, představoval jsem si, jak si vždy pěkně připravím. Když jsem ale dorazil na kolej, špinavé nádobí se zdálo ještě špinavější a má únava na mě padala ještě víc.

Protože máme v mozku stále velmi primitivní části, které slyší na bič a cukr, rozhodl jsem se zařadit odměnu. Za každý den, kdy se mi to podaří, si můžu dát něco sladkého (čokoláda) a protože mám ráno více času, můžu si číst, což mě také baví.

Fantazírování o růžové budoucnosti bez toho, že uděláte chybu, novým zvykům nepomáhá. Najděte si slabá místa vašich plánů, předvídejte je a za každý splněný kus se odměňte a pokračujte dál na vaší cestě– zvládnete to.